Cara Menyusun, Melemparkan, dan Menyimpan Semua Rekod Kertas Anda

Terus mengawal penerimaan, dokumen undang-undang, dan bil dengan petua organisasi ini.

OlehNashia BakerDikemas kini 14 Jun 2021 Setiap produk yang kami tampilkan telah dipilih secara bebas dan disemak oleh pasukan editorial kami. Sekiranya anda membuat pembelian menggunakan pautan yang disertakan, kami mungkin mendapat komisen. Iklan Jimat Lebih banyak lagi dulang merah jambu dengan peralatan dan bekalan pejabat dulang merah jambu dengan peralatan dan bekalan pejabatKredit: Kana Okada

Dihantar ke dalam laci atau tumpukan, surat dan dokumen dapat dengan cepat memenuhi ruang kerja dan menyekat produktiviti. Walaupun seluruh kediaman anda lebih mudah dijaga, kami bertaruh anda tidak memberikan tahap perhatian dan pemikiran yang sama kepada penyusunan bil dan borang yang difotokopi. Walaupun mungkin menggoda untuk membuang kertas sehingga anda memerlukan rujukan setiap bahagian lagi, anda tidak perlu menangguhkan menyusun timbunan kertas anda selama satu tahun lagi. Inilah cara untuk melakukannya sekali dan selamanya, menurut pakar organisasi.

bila hendak memesan pakaian pengiring pengantin

Berkaitan: 19 Idea Mengatur Pejabat untuk Mengemas Ruang Anda





Mulakan di pintu.

Sebelum dokumen yang berlainan mula berjalan di seluruh rumah anda, Malaika Lubega-penganjur profesional, penghias dalaman, dan pemilik Konsep Rumah Huza -kata anda dapat mengetahui sama ada anda perlu menyusun, membuang, atau menyimpannya sebaik sahaja anda berjalan melalui pintu depan anda. 'Membuat zon penurunan & apos; sederhana & apos; membantu mengelakkan kekacauan kertas, 'katanya. 'Di rumah saya sendiri, saya menggunakan apa yang saya namakan & kotak apos; untuk membendung, memelihara, dan mengurangkan kekacauan kertas. ' Lubega menunjukkan Peti Fail Plastik Buatan Sendiri dengan Penutupnya sendiri ($ 11, sasaran.com ) sebagai produk untuk digunakan oleh sesiapa sahaja kerana tidak ada kekacauan jika ia secara tidak sengaja dilumpuhkan. 'Saya menetapkan satu hari dalam seminggu untuk menyusun tong sampah ini, memfailkan, mengorek, dan mengitar semula apa sahaja yang tidak akan kekal,' tambahnya.

Buat sistem penyortiran.

Salah satu cara untuk membantu proses penyortiran anda adalah dengan membuat sistem pemfailan. Ini tidak perlu rumit. Sebenarnya, Lubega mengatakan ini sebenarnya akan membantu anda mengesan dokumen yang memerlukan perhatian segera berbanding dokumen yang hanya perlu anda failkan. Dia mengesyorkan untuk menggunakan penganjur kubus yang mesra bajet, seperti Rangka Organizer Four-Cube Threshold & apos; $ 50, sasaran.com ), bersama dengan tong fail majalah, seperti Filem Metal Magazine Project & apos; s 62 ( $ 13, sasaran.com ), dan tong kain, seperti Tong Sampah Ambang Ambang ( $ 10, sasaran.com ), agar semuanya tetap teratur. Dari sini, label setiap tong majalah berdasarkan jenis kertas kerja atau tahap keutamaan. Lubega menyusun masing-masing dengan label ini: bil, perkara yang perlu dilakukan, dan untuk difailkan. Bermula dengan bil, dia mengatakan untuk menyusun semuanya dalam fail tersendiri untuk mengesan setiap yang memerlukan perhatian, seperti bil utiliti. Letakkan kertas kerja 'yang perlu dilakukan', yang boleh jadi dari pemberitahuan HOA dan pilihan pembiayaan semula hingga acara sekolah yang akan datang dan dokumen lain yang tidak perlu diberitahu segera, dalam tong sampah individu. Kemudian setelah anda membayar bil, membayar cukai untuk tahun ini, atau ingin menyimpan projek yang tidak dapat dilupakan daripada ahli keluarga, masukkan semuanya ke tong sampah 'untuk difailkan'.



Simpan untuk jarak jauh.

Sebagai tambahan kepada sistem pengisihan anda, tambahkan folder berasingan untuk penyimpanan dan akses mudah ke dokumen paling penting anda, seperti bil gas, elektrik, dan air; kertas kerja untuk setiap anda kad kredit dan bank; dan fail berkaitan perumahan. 'Di dalam folder, buat pesanan secara kronologi (paling baru ke depan),' catat Lubega. 'Ini dapat membantu anda mengesan berapa lama sesuatu berada di dalam folder, dan anda hanya boleh mengosongkannya dari belakang, mengimbas, dan mengorek setelah setahun.'

penyakit autoimun yang menyebabkan keguguran rambut

Sentiasa simpan salinan dokumen anda yang sah, seperti surat beranak, pasport, hak milik dan kad keselamatan sosial, katanya. 'Ini boleh disimpan di peti besi di bank atau peti keselamatan di rumah,' jelas Lubega. 'Jika di rumah, mereka harus disimpan di tempat yang tahan air dan tahan api yang dapat dengan mudah ditangkap dan dibawa sekiranya berlaku kecemasan, seperti angin puting beliung, banjir, atau kebakaran.' Oleh kerana dapat mengganti dokumen-dokumen ini sepenuhnya dan mahal, dia menyarankan untuk melabur di dada, seperti Honeywell Lite Weight Waterproof Chest ( $ 119.98, lowes.com ).

bagaimana memanggang itik keseluruhan

Keluarkan 'surat sampah'.

Sekiranya anda menerima 'surat sampah' seperti risalah atau iklan, Lubega mengatakan ini biasanya dapat dikitar semula dengan segera. Sekiranya ia ditujukan kepada & apos; Penduduk Semasa, & apos; ia boleh pergi! ' dia berkata. 'Namun, jika terdapat nama dan alamat anda, ia patut dicincang untuk tujuan keselamatan.' Item lain untuk dikitar semula? Kupon adalah satu, terutamanya kerana banyak boleh didapati dalam talian.



Pergi digital.

Setelah dokumen diajukan untuk jangka masa tertentu, anda boleh mendigitalkannya. Anda ingin menyimpan bil, penyata bank, kertas gadai janji yang telah dibayar selama kira-kira satu tahun, sementara anda ingin menyimpan rekod perubatan atau maklumat cukai selama lima tahun. Setelah jangka masa itu berlalu, Lubega mengatakan untuk mengimbas dan menyimpan salinan digitalnya. 'Banyak penyata bulanan (seperti bil, penyata bank, dll.) Mempunyai pilihan tanpa kertas, yang membolehkan pelanggan mengakses dan membayar penyata secara elektronik,' kata Lubega. 'Begitu juga, banyak doktor & apos; pejabat (termasuk beberapa doktor haiwan) mempunyai portal pesakit yang juga menyimpan rekod perubatan dan pernyataan dengan selamat. ' Oleh kerana anda dapat mengakses jenis penyata dan resit ini secara dalam talian, anda akan dapat membuat anda tetap teratur tanpa banyak kertas.

Petua pro? Dia mengesyorkan memasukkan kata laluan dalam buku, seperti Alamat Internet Peribadi dan Buku Log Kata Laluan Peter Pauper Press ( $ 7.95, amazon.com ), kerana terdapat banyak ruang untuk menuliskan maklumat sulit dan anda selalu dapat menyimpannya dan bukannya menggunakan peranti. 'Walaupun hampir semua perkhidmatan tanpa kertas akan membolehkan anda membayar dengan kad kredit, periksa semula untuk melihat apakah ada bayaran yang berkaitan dengan pembayaran melalui kredit dan bukan pengeluaran langsung dari akaun cek anda,' dia menasihati. 'Yang terakhir hampir selalu menjadi pilihan percuma.'

Komen

Tambah komenJadilah yang pertama memberi komen!Iklan